労働社会保険の電子申請をスムーズに始めるポイント

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労働社会保険手続の電子申請率は他に比べ伸び悩んでいましたが、ここ最近は徐々に上昇し始めています。
そんな電子申請の取り組みから、e-Govサイトで始める際のポイントについてまとめます。

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忍耐と根気?…「習うより慣れろ」

労働社会保険関係の電子申請は、ようやく(…例えば税分野などに比べて)本格定な普及を始めています。私自身、一昨年から業界の推進担当となったのが始めた理由ですが、一言で言って忍耐と根気は必要と言えるかも・・・

ようするに、なかなか普及が進まなかった一因に、申請に利用するポータルサイト(「e-Gov」(イーガブ)と言われる)の使い勝手もあったようなのです。
これまでもそうした声はあり、申請先となる各機関を含めての改善・変更を経てだいぶ使いやすくなってきました。

それでも、一般的なネットショッピングなどと比べると、まだまだ手順の煩雑さと分かりにくさはやや残るところ・・・
その意味で、e-Gov操作にしては「習うより慣れろ」的な部分が多くあり、とにかく実際に手続きを繰り返すことが近道という状況です…。

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電子申請をスムーズに始めるためのポイント

さて、今回はそんな電子申請を始めるときのポイントを私なりに3つ挙げます。実際のe-Gov操作はそれぞれのマニュアルに譲りますが、初心者はその一端を垣間見れるかと思います。

1.電子証明書の事前取得(電子署名)

電子申請には、手続ごとに「電子証明書」を使った「電子署名」が必要です。これは、電子データを送る際に、データの作成者等の真正性を証明するものとして使われる印鑑のようなものです。

電子署名

署名するときの選択画面の様子

電子証明書は、事前に認証機関(証明書発行機関がいくつかある)から取得(原則有料)することになります。ちなみに社労士の場合は、全国社会保険労務士会連合会を通じて発行してもらうことができます。
なお、実際に電子署名をするためには、あらかじめパソコンに電子証明書を取り込んでおく必要があります(上記の署名操作をするため。設定マニュアル等があります)。

2.e-Gov申請画面とJavaプログラム

ところで、あらためてe-Gov(イーガブ)とは、国の各省庁のネット上の窓口を一本化して総務省が設置したポータルサイトの略称(「電子政府の総合窓口」が正式名称)です。

<e-Govサイトリンク>
電子政府の総合窓口e-Gov イーガブ

 

 

 

実際の手続を進めるには申請メニューに入る必要がありますが、まずe-Govサイト上から各手続を検索して選択します。この時、検索の仕方(検索ワードにスペースを入れる)やメニューの選択(似たような手続名が多い)などでひっかかりがちなので注意しましょう。

次に、各手続の最初の入力画面で操作を始める際は少しだけ注意が必要です。電子申請システムは、ブラウザ(インターネットエクスプローラー一択)上でJava(ジャバ)というプログラムを使用するようになっています。
最初の入力画面でこのJavaが実行される前にせっかちに操作すると、微妙に操作を受けつけないことがあります。下のようなダイヤログ(選択)が画面上に現れるまで(気長に)待ち、「実行」をクリックしてから進めるようにしましょう。

java画面参考図

3.e-Gov申請の仕組みとデータ保存

基本的な操作等に関しては独特のもので、最初は提供されるマニュアルを見ながら手探りで始めるしかありません。各マニュアルはそれぞれ丁寧に解説してあるのですが、とにかく操作手順が多くて長いため結構根気が必要なのです。
その理由の一つに、当初は申請の全体像が見えづらいせいもあるでしょう。基本的には申請データを作ってから、宛先を選んで送るだけなのですが・・・通常のショッピングサイト等ではメインは購入ボタンを押して支払関係を入力するだけなのですが、e-Gov申請では自らのPC内への「データ保存」とその「預り票読込」と言うステップが加わってわかりにくい部分があるのです。

保存フォルダ

保存のダイヤログが表示されたところ

さらに、1つの申請中でも届出内容(直接データ入力する方法と事前にCSVファイルを作って添付する方法がある)そのものは当然としても、他にも基本情報(申請者の氏名・住所等)総括票(基本的な申請件数や名称・住所等の届出票)、また社労士の場合は事業主の「代行証明書」を含め、その都度「電子署名」して「データ保存」する必要があるのです。

基本は慣れだが、コツはある

上記で挙げたように独特の操作や仕組みがあるため、普通は1回や2回の説明で全てを把握することは難しいでしょう。
それでも慣れてくるとそれなりに早くなるし、いろんなコツがわかってきます。

上記は始めるときの基本的なポイントですが、他にも申請には様々なコツがあることは確か・・・もちろん、実務上で必要な事前準備や申請後の管理・記録も同様です。

いずれにしても、今回の初めの一歩はクリアしておく必要はあります。特に最初のハードルとして電子証明書の取得が大きいと思いますので、将来すぐに始めるためにも事前に取得しておくことをお勧めします。

 

まあ、このようなハードルを越えてe-Gov申請に取り組む時間等が無い場合は、ソフトメーカー等が開発した業務ソフトの活用があります…。一般企業向けと社労士向けが提供されていますので、いくつか検討することも良いでしょう。

当然、ソフト等の購入にはコストもかかりますので、当面は低コストで電子申請に取り組むのならe-Govをうまく使いこなすことが必要になりますね・・。

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先週は、こうした電子申請に関する研修会等を県会の担当者として実施していました・・。
(※最後の写真は、当日話す様子より。)

先々週には、鹿児島にも進出し始めたコメダ珈琲店(国分店)を初めて利用。さすがに人気の一端は感じられましたが、やはりモーニングサービスが狙い目かも・・。

 

近頃の関心ごと
・とんかつ丸一


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