社会保険・電子媒体届出の概要(賞与支払届の例)

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社会保険の手続きでは、従来からデータをCD等に書き込んで届出することができます。
電子申請に主役が移りつつありますが、その準備の意味でもCD媒体届出の概要をまとめます。

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ドルフィンポートの夜景より

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被保険者データの格納方法(作成ソフト)

「電子媒体」とは、ようするにCD-R(CD-RW)のことを指すと思えばいいでしょう。
それに対応ソフトで所定形式のデータを書き込むことで、届出の電子化を図る方法と言えます。

対応ソフトとは、日本年金機構のサイトからダウンロードできるプログラム(公式には「届書作成プログラム」とされるが、本記事では仮に「作成ソフト」と呼ぶ)で、無料で利用できます。

届書プログラム画像2901

そして、この作成ソフトに社会保険(日本年金機構)側から提供された被保険者データを格納(インポート)して、各種の届出を作れるようになっています。もちろん、ソフトに直接データを入力したり、編集したりすることも可能です。

*希望をすれば、算定届出等の時季に直近データをCD-RWに入れて送付してもらえる。以前は「ターンアラウンド」と呼ばれていたが、現在「被保険者情報CD」とも言われる。

▼リンク:日本年金機構が提供する届書作成プログラムを利用する場合

CDデータの格納手順

日本年金機構から届いたCDのデータを、自らのPC内に格納する手順です。
最終的にデータをインポートするのは、先ほどの作成ソフト内になります。

  1. データ(CD媒体)が到着(郵送)
  2. PW(パスワード)が到着(郵送)
  3. 1の圧縮データをPC上に展開(解凍時、2が必要)
  4. 作成ソフトにて、3で解凍したデータをインポート
  5. データを確認後、保存して終了。




届出用ファイル作成・CD書き込み等

賞与の(給与台帳等)資料を基に作成ソフトに届出内容を入力し、届書用のデータを作成します。

データ作成(届書ファイルを作る)

以下、その手順を箇条書きで書き出してみます。

    1. 作成ソフトにて事業所別のデータを読み込む(格納済分)
    2. 被保険者データを呼出し、届出データを入力(賞与額等)
    3. 全て入力したら、入力内容確認のため一覧印刷(この時保存)
    4. データを確認・修正後、「届書チェック」にて最終確認
    5. 「提出ファイルを作る」の「CD・DVD用」メニューへ
      (※1~4まででいったん終了した場合はここから再開)
    6. 「提出ファイルを作る」のメニューから対象ファイルを選択
    7. 開いた画面(下記参照)にて、「OK」でデータ作成完了
    8. 画面に表示される「電子媒体届書総括票」をプリントアウト
    9. 事前に準備した空のCD等に作成したデータを書き込む(※)
    10. 年金事務所から送付された総括と8の総括に記入・捺印等
    11. ケースに指定項目のラベルを貼り、CDには指定項目を表記
    12. 10と11を事業所ごとにまとめて、年金機構側に提出する・・・

    shaho-todokede2901

    ※CDの書き込みと消去

    上記7で作成済み(PC上に一時保存中)の届書データを、PCのCDドライブ上で書き込みを行います。届出に使うCD媒体については、市販のデータCD(CD-R等)なら何でもOKです。
    また、年金事務所から届いた上記のデータCDを再利用することも可能です。その際は、元データを作成ソフトに格納した後に、いったんすべて消去して空のCDにする必要があります。
    (*書き込みと消去のやり方は、Windowsの一般的な方法で大丈夫です。年金機構からの送付物やHP等に説明があります。)




    その他届出等の注意点について

    用紙による一般的な届出と違う点や補足等についてまとめます。

    「届出内容一覧表」添付の必要は?

    上記手順3で印刷した一覧表ですが、通常はこれを届出する必要はありません。ただし、個別の調査対象になった際に、職員等が内容確認のために必要なケースがあります。

    「総括表」と「総括票」とは?

    上記手順の10で、年金事務所から送付される印字済みの「賞与支払届総括」(→用紙による届出時にも使う)と、作成ソフトで届出データを作った際にプリントアウトされる「電子媒体届書総括」の両方に捺印等して届出することになります。

    CDケース貼付ラベル・CD面の記載

    上記手順11のように、CDケースに同上の画面に表示された項目のラベルを貼付します。CD本体には指定項目だけをサインペン等で直書きします。(事業所届出と社労士届出の場合は、記入内容が若干違います。詳しくは年金機構のマニュアルを参照。)

    IMGP0090

    提出方法

    提出時は、当然CD一式(ケース・保護材ごと)と先の総括表と総括票をまとめて封筒などに入れて行います。原則として日本年金機構の管轄事務センター宛に郵送します。

    ところで、上記の作成手順4までは、電子申請と共通になります。
    電子申請をするためには「電子証明書」が必要ですが、最近では年金機構側も電子申請の利用を推奨していますね…(情報セキュリティ面の理由からでしょう…)。

    できる限りスムーズに電子申請に移行できるよう、今のうちから今回の電子媒体による届出方法を試しておくのもいいかもしれません。。。

    IMGP0078.JPG

    電子媒体としては、以前はフロッピーディスク(FD)等も使われていました。被保険者データの提供自体も同様でしたが、時代の流れからCDに移ってきたところです。今後、数年内には電子申請が当たり前になるのかもしれませんね……。
    (*最後の写真は、郡山の山手奥にある「八重の棚田」付近の風景より。)

    近頃の関心ごと
    ・コメダ珈琲店(鹿児島出店)


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