マエムラボ Work & Nature Log

エクセルでできることと仕事上のデータ取扱いのヒント

はるか昔(?)、ロータス 1-2-3 時代に始めたPCの表計算ソフト…。その後エクセルの時代になっても便利さに変わりはなく、現在でも日常的に使っています・・。
今回、そのエクセルを仕事上で活用することについてまとめます。

PCの表計算ソフトでできることを知ると……

管理人が最初に表計算ソフトを使ったのは某訓練校に通った時で、当時(Windows普及前)のスタンダードだった「ロータス1-2-3」でスタートしました。この時にPCと表計算ソフトの威力と技を知り、ちょっとした感動を味わいました。

もともと数字嫌いのアナログ人間でしたが、パソコンで表計算を使えば数字の計算や集計がいとも簡単にできてしまうのですから当然です。
また、現在の仕事で独立するための基礎スキルとして簿記と一緒に取り組んだという面もあります。(両方とも苦手意識があり、教室を利用しました…)

その後、時は流れてウィンドウズの全盛時代になり、自ずと表計算ソフトもロータスからエクセルMicrosoft Excel)に主役の座を譲ります。
ただし、基本的な計算機能は同じだったので、多くの場合で比較的スムーズに移行できた(個人的にも独学しました)のではないでしょうか。

 

〔以前よく参考にしたエクセルの資料〕
・雑誌『日経PC21』
日経PC21 – 日経BP社 ビジネスマンのパソコン誌

 

 

 

エクセルでのデータ取扱いは、関数とマクロがとても便利。

さて、エクセルの何が一番すごいかと言うと、表(セル)内に入力した数字の単純な計算はもとより、「関数(かんすう)」と呼ばれる独特の計算式が使えることです(現在ではごく当たり前だと思いますが)。

例えば、「1+2+3+4+5」いう足し算を、セルの位置を基準に「1~5を全て足す」という意味の「sum(サム)」という関数で表現できることなどです。(関数例:=sum(A1:A5)、他にもいろんな関数が紹介しきれないほどある。)

さらに一歩進んで、「マクロ」と言われる自動化(→エクセル上の編集や計算等がボタン1つで実行できる)もエクセルの表上から利用できるのです。
また、こちらは少々ハードルが高くなりますが、マクロの一種と言える「VBA(ブイビーエー)」というプログラミング的な独自の自動化も可能です。

〔以前よく参考にしたエクセルの資料2〕

EXCEL97 やさしいVBAマクロの作り方
山賀 弘
新星出版社
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仕事で良く使うデータならエクセルをもっと活用しよう

コンピューター上でデータを扱う際、データベースという考え方があります。詳しい定義はともかく、身近なところでは住所録だったり、何かのリスト(複数項目があるもの)も一種のデータベースでしょう。

エクセルは一般的にはデータベースソフト(例えばアクセス)とされていませんが、簡単なものであれば同じような使い方ができるのです。
実際に仕事でも名簿や一覧表など、エクセル上でデータ管理をしていることが多いのではないでしょうか。

それらを、もっと「データベース的」に使えれば、日常の仕事がよりスピーディに簡単にできます。具体的には、各データを表形式に入力するときの並べ方とか、タブ(ページ)の使い方などでもっと工夫できるケースが多いでしょう。

これらがある程度できていても、さらに関数の使い方であったり、表の作り方、特に複数ページへのデータ分けだけでも改善できることが多いと思います。
また、それらの簡易データベースを元にして、関数やマクロ等を使えば鬼に金棒かも…(ピボットテーブルは今回別として…)

 

ともかく、今回の話題が今よりもっとエクセルを活用する気づきの機会となり、業務改善のきっかけになればと……

(*なお、以下にてエクセルによる初心者向け業務改善のお手伝いをしています。)

社労士セミナー・レクチャー等 ご要望受付

ところで、エクセル活用熱はいろいろきっかけもあり再燃中ですが、某ブックオフでCD付の出物を見つけて手に入れたところです(こちらも古いですが)・・。

Excel+Access[2000/2002/2003対応]データベース完全活用ガイド
谷尻 かおり
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IMGP5513

最後の写真は、本文とは関係ない霧島市「嘉例川駅」にて。真中の猫ハウス?は、有名な観光大使「にゃん太郎」用です。(⇒この記事の最後に当人?の写真あり)

 

近頃の関心ごと
・にゃん太郎(笑)


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