エクセルでできることと仕事のデータ取扱いのヒント

Pocket

はるか昔(笑)、ロータス1-2-3時代に始めたPCの表計算ソフト。
その後エクセルの時代になっても便利さに変わりはなく、現在でも日常的に使っています。
今回、そのエクセルの活用についての話題でまとめます。

PCの表計算ソフトでできることを知る…

管理人が最初に表計算ソフトを使ったのは某訓練校に通った時で、当時(Windows普及前)のスタンダードだった「ロータス1-2-3」でスタートしました。この時にPCと表計算ソフトの威力と技を知り、ちょっとした感動を味わいました。

もともとは数字嫌いのアナログ人間でしたが、パソコンで表計算を使えば数字の計算や集計がいとも簡単にできてしまうのですから当然です。
また、今の仕事で独立するための基礎スキルとして簿記と一緒に取り組んだという面もあります。(両方とも苦手意識があり、教室を利用しました…)

その後、時は流れてウィンドウズ全盛時代になり、自ずと表計算ソフトもロータスからエクセル(Microsoft Excel)に主役の座を譲ります。
ただし、基本的な計算機能は同じだったので、多くの場合で比較的スムーズに移行できた(個人的にも独学でした…)のではないでしょうか。

 

〔以前よく参考にしたエクセルの資料〕
・雑誌『日経PC21』
日経PC21 – 日経BP社 ビジネスマンのパソコン誌

 

 

 

エクセルでのデータ取扱いは、関数とマクロがとても便利!

そこで、エクセルの何が一番すごいかと言うと、表内に入力した数字の単純な計算はもとより、「関数(かんすう)」と呼ばれる独特の計算式が使えることです(現在ではごく当たり前だと思いますが)。

例えば、「1+2+3+4+5」いう足し算を、表の位置を基準に「1~5を全て足す」という意味の「sum(サム)~」という関数で表現できるなどです。(この他にもいろんな関数が紹介しきれないほどあります)

さらに一歩進んで、「マクロ」と言われる自動化(簡易なソフト化)もエクセルの表上から利用できるのです。
また、こちらは少々ハードルが高くなりますが、マクロの一種と言える「VBA(ブイビーエー)」というプログラミング的なソフト構築も可能です。

〔以前よく参考にしたエクセルの資料2〕

 

EXCEL97 やさしいVBAマクロの作り方
山賀 弘
新星出版社
売り上げランキング: 2,495,515

 

仕事で良く使うデータならエクセルをもっと活用しよう!

コンピューター上でデータを扱う際に、データベースという考え方があります。詳しい定義はともかく、身近なところでは住所録だったり、何かのリスト(複数項目があるもの)も一種のデータベースだと思います。

エクセルは一般的にはデータベースソフト(例:アクセス)とされてはいませんが、簡単なものであれば同じような使い方ができるのです。
実際に仕事でも名簿や一覧表など、エクセル上でデータ管理をしていることが多いのではないでしょうか。

それらを、もっと「データベース的」に使えれば、日常の仕事がよりスピーディに簡単にできます。
具体的には、各データを表形式に入力する際の並べ方とか、タブページの使い方などでもっと工夫できるケースが多いでしょう。

これらがある程度できていても、関数の使い方であったり、表の作り方、特に複数ページへの分け方だけでも改善できることは多いと思います。(ピボットテーブルは勉強不足です…)
さらに、それらの簡易データベースを元にして関数やマクロ等を使えば鬼に金棒ですね・・・

とにかく、今回の話題が今よりもっとエクセルを活用できる気づきの機会となり、業務改善のきっかけとなれば幸いです。(なお、弊所でもエクセルによる初心者向けの業務改善のお手伝いをしています。)

IMGP5513
最後の写真は、全く関係ない霧島市・嘉例川駅の古い駅舎内(真中の猫ハウス?は「にゃん太郎」用)。
ところで、エクセル活用熱はいろいろきっかけもあり再燃中ですが、某ブックオフでCD付の出物を見つけて手に入れたところです(こちらも古いですが)・・。

Excel+Access[2000/2002/2003対応]データベース完全活用ガイド
谷尻 かおり
技術評論社
売り上げランキング: 571,892

 

近頃の関心ごと
・にゃん太郎(笑)


ブログランキングに参加しています。


にほんブログ村

▼サービスメニュー

労働相談を含め受付中

今後のセミナー予定等

ご依頼その他お問合せ

≫最新記事一覧

Pocket