超初心者が時間管理を考えるときに確認したい3つのこと

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昨年秋に関わった研修等もあって、時間管理のことを再認識しました。
私自身も、知ってはいたけれど、なかなか定着しない時間管理・・・
今回はこのテーマを、これから取り組む超初心者向けにまとめます。

そもそも時間管理は何のため?(①目的の明確化)

何のために時間管理をするか?、あらためて聞かれると困る質問ですね。 自分自身も切に必要性を感じていますので、この点からできる限り掘り下げてみます。
究極としては自分のためでしょうが、組織やチームで仕事する人にとっては「時間内に仕事を終える」という責任の一つと言えます・・。

何のためにするかについては、基本的には仕事を効率的に進めて、生産性を上げるということでしょう。 一般に仕事が終わらないといつまでも帰れないし(自宅兼職場はこの点特殊ですが…)、効率的に仕事をすることで他の仕事(業績アップ)や仕事以外に振り向ける(いわゆるワーク・ライフ・バランス)時間の確保のためとも言えます。

普段の1日を振り返ってみると、意外とムダな時間や空白の時間は多くて、無意識に漫然と過ごしている日は多いもの・・・ こうした時間を可視化して管理する方法として、タスク・スケジュールがあると思いますし、手帳等を活用した手法もいろいろと開発されています。
特にホワイトカラー(いわゆる事務職系、フリーランスは特に(^_^))は、こうした視点が重要と言えますね。

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見づらいですが、社労士試験時の勉強スケジュールはこんなイメージでした。まるで学校の時間割…

 

「時間泥棒に気をつけろ!」・・・?(②バッファー)

ところで、時間管理を考えるようになると、貴重な時間を奪う人(時間泥棒と呼ぼう、笑)が気になると思います。時間泥棒(…と感じる人やこと)が現れると、「とんでもない!」ということになるわけです…。
この問題は、時間管理の前提条件として最初から考えておいた方が良いでしょう。

なぜなら、そうなる理由を考えてみると、逆の発想が浮かんでくるから・・・本来そうした余裕(「バッファー」と呼ぶ)をあらかじめ見込んでおくことが時間管理のコツと言えるからです。
予定にない急な用事は、このバッファーを使うことで時間管理への影響を最小限にできます。

時間管理が崩れ行き当りばったりに近くなると、いつも仕事に追われている感じがして、時間泥棒に敏感にならざるを得ないのではないでしょうか・・・
いずれにしても時間管理をうまくやるためにはこうしたバッファーと、一定程度の急な用事を断る勇気とコミュニケーション術が欠かせませんね。。。

 

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継続するため何からスタートするか(③タスク見積等)

時間管理を具体的に継続するため何から始めるかですが、自分自身が取り組んできたことや、最近知ったものを含めていくつかあげてみます。
最初に書いたように、あくまで超初心者が取り組む際のとっかかりの例にはなりますが。

まずは、当然ながら何らかのスケジュール管理用のツールを準備することがスタートでしょう。 基本としては手帳がありますが、とにかく自分の予定時間のスケジュールを作ることです。
最初に始めることは、カレンダー等に当日の予定を入れることで、これはほとんどの人が既に実行しているでしょう。(PC、スマホ等への入力も同様ですね…)

さらに、本来の意味での時間管理としては、手帳等ではいわゆるバーチカルタイプと言われるものが最適になるでしょう。これは日ごとの「時間軸」に「タスク・スケジュール」を書くのが特徴で、まさしく時間管理(把握)ができる手帳という位置づけですね。
(追記:PC・スマホのソフトも使えますが、個人的には慣れと後述の理由等もあって手帳推奨とします。)

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UNITED BEES製の文庫サイズ・バーチカル手帳。実は数年前に挫折・・・

 

こうした時間軸の把握をするだけでも効果はあると思いますが、より精度を上げるというか、効果的な時間管理を続けるためには、タスク時間の「見積り」も必要かもしれません。
11月に催した研修会で、そうした方法を実践していらっしゃる同業の方のお話が聞けました。

具体的には、1日のタスク項目を手帳等にあらかじめ全て書き出し、それぞれの所要時間の見積りを横に書くとともに、優先順位をつけて実行していくというものです。(もちろんこの「見積り」時点で、時間配分の微調整をすることがコツとのこと…)
そして、終了したタスクには線を引いてどんんどん消しこんで行く・・・ご本人曰く、「(自分の手で消し込んでいく瞬間に)達成感がある☻」というのはとてもうなづけます。

 

さて、ブログを情報提供メインにするにあたって力み過ぎた感もありますが、初めて時間管理を考える時に重要な課題や取り組みを3つ(①~③)まとめました。
最後のタスク見積もりの方法は、ネット上でもブロガー等が薦めていた(PCを使う形ですが…)こともあり、自分としては割とすんなり入ってきました。

今回のヒントを元に時間管理の工夫をしていただければと思いますが、今後引き続きブログに書けるよう自らも工夫したいところです・・。

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アタマの中ではわかっているつもりでも、実際にやれて(続けられて)いるかは全く別もの・・・ そうした意味で、基本的なことを手法として再確認できてよかったです。
ブログ改革始め?としては苦しい部分もありましたが、少しづつ慣れて行くでしょう。。。
(*最後の写真は、垂水出張のついでに猿ヶ城渓谷にて…後ろは刀剣山のようです。)

 

近頃の関心ごと
・大隅半島の山
・引っ越し

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