給与計算を始めるときに考えたいこと

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人事労務関係(社労士含む)の仕事の中で、給与計算は大きな一部分を占めます。
そんな給与計算を、初めて手掛ける場合に考えたいことをまとめます。

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城山より望む鹿児島市内

手書きの給与計算はダメなのか?

社労士業務は労働社会保険の手続がメインですが、実務上で関連深いのが給与計算です。どんな会社でも従業員を雇っていれば毎月行いますし、代表者一人でも原則は必要です。

実際は役員だけであればそれほど複雑ではありませんが、従業員が数人以上になればそれなりに手が掛かるものです。
特に手書き計算は負担が大きいので、今現在は少数派でしょう・・。

まあ手書きがダメとまでは言えないですし、実際にそうしている事業所はあります。
しかし、次にあげる理由で、PC上での計算処理がおススメです。(※PC自体を持っていない場合は、ここでは対象外とします。)




給与計算事始めに考えたいこと

PCで計算するメリット

まず、手書きよりPC上で計算するメリットはどの程度あるか考えてみます。通常、給与計算の手順としては次のようなプロセスがあります。

① 出勤簿(タイムカード集計)等確定

② ①データを各人別に記入(明細等)

③ ②による総支給額・控除項目等記入

④ 控除項目を差引して差引支給額計算

⑤ 現金支給または銀行振込支払の準備

簡単に言うと、上記のいずれもそれぞれ金額を入れて計算するという過程が発生します。そこに最大のPC計算のメリットがあり、計算の自動化はもとより、本人に渡す明細書や会社用の給与台帳等のプリントアウトまでできるのです。
さらに、PC上で入力(自動計算)することで、効率面も自ずと変わってきます。役員2、3人分ならともかく、従業員が数名いれば十分に時間短縮効果があると言えます。

エクセルか給与ソフトか?

PC上で給与計算をするには、何かしらのソフトが必要です。特に社労士が給与計算を受託する場合、かなり前(ウィンドウズ以前)から給与計算ソフトを導入していました。従業員数が多いほど自動計算処理は必須で、現在も汎用または独自開発の給与計算ソフトを使っているはずです。
しかし、小規模の会社等が自社で行う場合、エクセルなどのいわゆる表計算ソフトで間に合わせることも可能です。とりあえず、数人程度までのシンプルな計算は一応エクセルで代用できるかなというイメージです。(専用ソフトほど機能はなく、エクセルのスキルも要りますが…)

ローカルかクラウド化か?

ローカルとは、自社(自分)のPC内だけでデータ等を扱う環境のことです。クラウド化はここ数年で急激に広がったもので、ネット上(サーバー)でデータ管理するサービスと言えるでしょう。
ローカルの管理であれば外部にデータ等が漏れる心配がないという安心感がありる一方、最新のクラウドサービスならデータ消失に備えたバックアップやPC等に依存しない最適環境が保たれる点がメリットです。
現在では、どちらかと言うとクラウドの方がコストを含めて優位性があるでしょう。

PC・自前計算を基本としつつ……

私の場合、これまで給与計算を主要メニューとしてこなかったこともあり、自前での計算を推奨してきました。と同時に、フリーソフトやクラウド上のソフト等の提供はしていましたが・・・

ただし、私自身がそうしているだけであって、他がどうするかはあくまで選択だと思っています。その意味で、社労士のなかでは少数派になるのかもしれません…。

また、手書き計算を否定はしませんが、基本的にはPCでの計算を奨める立場です。上記のようなメリットがあるし、ソフト上で業務上必要な年間集計(賃金台帳)が出せることなどが主な理由です。
結論として、当初はPCで計算することを最低限として取り組まれたら良いかと……

そして、できれば早期にフリーでも良いので給与ソフトを導入し、慣れてきたらクラウド化も検討してみましょう・・。

(▼弊所では、クラウド上の給与計算ソフトも提供しています。)

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八重山公園キャンプ場にて

 〔あとがき〕
今回、給与計算の具体的な知識というより、PCやソフト利用についてのまとめになりました。実務上細かい点はいろいろあるので、社労士のサポートを含めいずれ記事化したいと思います。
ところで大型連休に入り、少しブログのテコ入れもしようかと思っています。

【関連追加記事】

以前の記事で、手書からパソコンでの給与計算に移行することについてまとめました。 今回はその続編として、具体的な給与計算ソフトを例にして、注...

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