給与計算を始めるときに考えたいこと

2018年5月1日 2018年6月2日

Y.Maemura

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人事労務関係の仕事の中で、給与計算は大きな一部分を占めます。
そんな給与計算を、初めて手掛ける場合に考えたいことをまとめます。

1 手書きの給与計算はダメなのか？
2 給与計算事始めに考えたいこと
3 ＰＣ・自前計算を基本としつつ……

手書きの給与計算はダメなのか？

社労士業務は労働社会保険手続がメインですが、実務上で関連深いのが給与計算です。どんな会社でも従業員を雇っていれば毎月行いますし、代表者一人でも法人であれば必要です。

実際には役員だけであればそれほど複雑ではありませんが、従業員が数人以上になればそれなりに手がかかるものです。特に手書き計算は負担が大きいので、今は少数派でしょう。

まあ手書きがダメとまでは言えないですし、実際に現在もそうしている事業所はあります。
しかし、次にあげるような理由で、ＰＣ上での計算処理がおススメです。（※ＰＣ自体を持っていない等は、ここでは対象外とします）

給与計算事始めに考えたいこと

ＰＣで計算するメリット

まず、手書きより、ＰＣ上で計算するメリットはどの程度あるか考えてみます。通常、給与計算の手順としては次のようなプロセスがあります。

① 出勤簿（タイムカード集計）等確定
↓
② ①データを各人別に記入（明細等）
↓
③ ②による総支給額・控除項目等記入
↓
④ 控除項目を差引して差引支給額計算
↓
⑤ 現金支給または銀行振込支払の準備

簡単に言うと、上記のいずれもそれぞれ金額を入れて計算するというプロセスが必要です。ここでの最大のＰＣ計算のメリットは、計算の簡単さはもとより、本人に渡す明細書や会社用の給与台帳等がプリントアウトできることでしょう。
さらに、ＰＣ上で入力（自動計算）することで、効率面も自ずと変わってきます。役員２、３人分ならともかく、従業員が数名いれば十分に時間短縮効果があると言えます。

エクセルか給与ソフトか？

ＰＣ上で給与計算をするには、何かしらのソフトが必要です。特に社労士が給与計算を受託する場合、かなり前（ウィンドウズ以前）から給与計算ソフトを導入していました。従業員数が多いほど自動計算処理は必須で、現在も汎用または独自開発の給与計算ソフトを使っているはずです。
しかし、小規模の会社等が自社で行う場合、エクセルなどのいわゆる表計算ソフトで間に合わせることも可能です。とりあえず、数人程度までのシンプルな計算は一応エクセルで代用できるかなというイメージです（専用ソフトほどの機能はなく、スキルも必要ですが）。

ローカルかクラウド化か？

ローカルとは、自社（自分）のＰＣ内だけでデータ等を扱う環境のことです。クラウド化はここ数年急激に広がったもので、ネット上（サーバー）でデータ管理するサービスと言えるでしょう。
ローカル内の管理であれば、外部にデータ等が漏れる心配がないという安心感があります。一方、最新のクラウドサービスであれば、データ消失に備えたバックアップやＰＣ等に依存せず最適環境が保たれる点がメリットです。
現在では、どちらかと言うとクラウドの方がコストを含めて優位性があるでしょう。