年度更新の賃金集計等を手計算からシンプルなエクセルシートで自動化する方法

2016年9月7日 2019年6月10日人事・労務管理, ＩＴ・ＰＣ・ツール

本来タイミングとしては6～7月（今年は既に終了）ですが、労働保険の年度更新で使えるエクセルシートについての紹介です。
1年間の賃金集計を手書きでしている場合などに、参考にしていただければと……

溝辺町の前玉（サキタマ）神社にて

年度更新の集計は電卓でする時代も…
年間賃金集計をエクセルで簡単に…
賃金集計を手計算からエクセル転記で自動化する方法
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年度更新の集計は電卓でする時代も…

労働保険（労災・雇用保険）は年１回の申告（「年度更新」と呼ばれる）が必要ですが、申告書の記入には年間賃金額の集計をしなければなりません…。

私が開業した十数年前は、手計算でこの年間賃金を集計するケースが多く、年度更新には電卓が欠かせない一大アイテム（笑）だった記憶があります。

もちろん、当時もすでにパソコンはあり、一部では給与計算を導入して自動集計ができていたかもしれません…が、まだまだ大多数は手書きで給与計算していたのです。
現在はほぼ逆転していると思いますが、必ずしも年度更新の集計まで自動化できているとは限りませんし・・。

年間賃金集計をエクセルで簡単に…

年度更新は毎年7月10日まで（その昔は5月20日まで）に申告・納付が必要ですが、この際に集計する賃金とは直前の年度（前年4月～本年3月までの1年間）の分になります。

手計算の時代を思い出すと、この賃金集計が結構大変な作業で、計算ミス等を起こしがちでした。おのずと、検算が必須だったことが思い出されます…。

そのためでもないでしょうが、数年前から厚生労働省サイトでオフィスソフトのエクセルを使った自動計算の賃金集計表も公開されています。
厚労省のサイト内に、賃金集計から申告書の記入内容までシミュレーションできるツールが追加されており、誰でも使えるものになっています…。（以下がイメージです。）

賃金集計表のイメージ。月ごとに賃金合計額を入力する…

すると、申告書内容のシートに自動的に反映される。

〔▽厚生労働省サイト：様式集ページ〕

主要様式ダウンロードコーナー　（労働保険適用･徴収関係主要様式）

労働保険適用・徴収関係主要様式について紹介しています。

www.mhlw.go.jp

賃金集計を手計算からエクセル転記で自動化する方法

実は私自身も開業当初から独自の集計表をエクセルで作っており、現在でも（！）アップデートをしながら一部で使い続けています…。
時代は変わっても基本は同じで、かつシンプルな設計が使い続けられる理由かも・・。

簡単な集計の仕組みですが、まず①月々の個人ごとの賃金額を一覧で入力すると、②別のシートの年間賃金集計表に自動転記され、最終的に③申告書の記入内容を自動表示する、というものです。月ごとの労働者数も自動計算（カウント関数を利用）できます。
（以下のイメージ参照）

: ①の一般労働者(社員等）

: ①の臨時労働者（バイト等）

②年間の賃金集計表。こちらが申告書に同封される賃金内訳表の代わり。

③の申告書内容。これを元に本物の申告書を記入するのは同じ。

上記の厚労省サイトのものと機能的に似通っていますが、①の月々の賃金入力部分を基本データとするところがオリジナルな部分になるでしょう。
（→この部分は普段の賃金計算で使う台帳等で準備できるので、厚労省側はあえて加えていないのかもしれません・・。）

例えば、普段は手書きで給与計算されている事業所（以前よりはだいぶ少なくなりましたが）で、年度更新時に単発的に年間賃金を集計する必要がある際に便利かと・・。
そのため、あくまで補完的に使う前提ですが、実はメインに使うこともできます。

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今回はイメージの紹介だけで、エクセルでのデータ参照の仕方や数式（関数含む）までは紹介できませんでした。いずれ、サンプルファイルを通じてブログ上でも一部公開したいところです…。（追記：その後にDL付きで記事化しています。）
まだ手書きでの集計が残っているなら、是非、今回紹介したようなエクセルを使った賃金集計を活用していただければと……